La société DXO Image Labs est à la recherche d’un(e) « office manager » afin d’organiser, coordonner et gérer les tâches administratives relatives à la vie quotidienne du bureau.

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, votre activité s’inscrit principalement dans l’accompagnement quotidien des employés et de la direction en support sur les fonctions suivantes : administratif, ressource humaine, et services généraux.

A ce titre les principales missions consistent à :

Assistance administrative:

  • Accueil des visiteurs et gestion des appels entrants sur ligne principale
  • Gestion quotidienne du courrier (réceptions et envois)
  • Assister le CEO dans sa gestion administrative (emploi du temps, NDF, etc…),
  • Organisation des déplacements des salariés,
  • Organisation d’évènements internes et externes Société : repas, réunion annuelle etc…
  • Organisation administrative des salles de réunion,

Assistance en ressources humaines :

  • Responsable du process d’« on boarding » des nouveaux entrants,
  • Gestion / Supervision sous-traitants (Ménage etc.)
  • Tenir à jour les registres du personnel,
  • Gestion des variables de paie (arrêts maladie/absences/congés/ordre de mission/visites médicales, déclaration d’embauche etc ….),
  • Vérification des notes de frais,
  • Gestion Tickets Restaurant,
  • Gestion des visas,

Assistance légale :

  • Suivi des registres légaux et en charge des dépôts au greffe,
  • Gestion des affichages légaux, etc.

Services généraux :

  • Gestion problèmes bureaux (électricité/Plomberie etc.)
  • Gestion de l’approvisionnement des petits équipements et consommables de bureaux,
  • En charge de petites courses ponctuelles de dépannage,

PROFIL RECHERCHÉ

Vous êtes diplômé(e) Bac+2 (DUT/BTS secrétariat ou gestion des PME-PMI / Gestion du personnel / …). Vous avez déjà au moins 5 ans expérience professionnelle ou exercé des fonctions similaires dans une autre entreprise.

Compétences :

  • Vous maîtrisez des outils informatiques (Pack Office, Google Docs …)
  • Vous parlez anglais couramment,
  • Vous êtes rigoureux et avez des compétences rédactionnelles,
  • Vous démontrez des grandes compétences organisationnelles et aimez la gestion de plusieurs taches en même temps.
  • Vous aimez l’autonomie et la prise d’initiative et faites preuve de grandes qualités relationnelles.